Por anos, o departamento encarregado pelas compras de itens como materiais de limpeza, descartáveis e itens de papelaria para as unidades do Colégio e Curso Piraquara, no Rio de Janeiro (RJ), relatava obstáculos recorrentes. “Era um enorme desafio, além da certeza de que havia desperdício no processo”, recorda-se o diretor administrativo, Flávio Lopes.

Esses pontos sensíveis para a gestão financeira do grupo foram resolvidos com o uso de uma tecnologia embarcada em recursos de Inteligência Artificial (IA) de ponta a ponta. De forma resumida, trata-se de uma ferramenta que reconhece o usuário que está solicitando a compra e, em seguida, executa todo o processo, da busca pelo item, negociação e a finalização da compra, ainda oferece o acompanhamento da jornada até a entrega ao estabelecimento. 

“Conhecemos a neofuturo.ai em um evento e, desde então, vivemos uma nova realidade em compras, com redução drástica do trabalho manual, economia de tempo e dinheiro”, comemora o gestor. 

Uma IA para o procurement

No caso específico dessa ferramenta, a IA é utilizada para potencializar o procurement, que é o processo estratégico de encontrar, negociar e adquirir bens, serviços etc. 

A ideia partiu de três sócios que, há cerca de um ano, atuam nessa startup que já colhe bons feedbacks de mantenedores e gestores financeiros de diversos perfis de escolas. Messias Barbosa, fundador e CEO da neofuturo.ai, tem uma sólida jornada empreendedora, sempre usando tecnologia como meio para resolver grandes desafios de pequenas e médias empresas. 

“Comecei a empreender em 2009 e criei uma solução de gestão na educação e, passados anos em diversos projetos, percebi que havia um desafio global para as pequenas e médias empresas (PME), um segmento onde ainda não há tecnologia disponível e acessível para procurement”, observa. 

Barbosa cita números que evidenciam essas dificuldades. Para cada nota fiscal gerada, dedica-se um período de até quatro horas de trabalho; e para cada compra nesse perfil de negócios, um desperdício de até 30%. 

 

WhatsApp como plataforma central

Para implementar essa tecnologia que tem o objetivo de fazer com que gestores comprem melhor e otimizem a gestão de suas despesas para, assim, aumentar sua margem de lucro, o CEO explica que a escolha da plataforma foi o aplicativo de mensagens WhatsApp. 

“É um recurso que já está nas mãos de 98% de toda a América Latina e que já é utilizado para falar com o fornecedor e acompanhar pedidos; não queríamos ser uma nova tela para competir com as tantas existentes no dia a dia escolar”, conta. 

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Uma vez dentro do app, a IA reconhece o usuário, o seu nível hierárquico dentro da organização e estabelece a negociação com a melhor proposta para o item que ele busca. Em paralelo, o estabelecimento de ensino tem acesso a um painel que assume a função de backoffice de compras, onde é possível acompanhar cada uma das interações, gráficos comparativos com os valores que foram gastos, estimar potencial economia no processo de compras, consultar todas as notas fiscais de transações, entre outras funções. 

Na prática, o tempo dedicado a cada transação de compra passou de 4 horas para 15 minutos e o custo foi reduzido em até 30%. Esse tipo de realidade, explica Messias, pode ser aplicada em um perfil abrangente: de grandes redes, com diversas unidades a colégios de menor porte, com cerca de 150 estudantes matriculados. 

Todos os estabelecimentos interessados podem experimentar a ferramenta por 30 dias sem custos. Se gostar da proposta, efetua o pagamento no modelo de assinatura, que pode ser interrompido quando quiser. 

“Estamos operando inicialmente com escolas e faculdades variadas nos estados do Rio de Janeiro, São Paulo e Minas Gerais – mas no último trimestre de 2026 a atuação da neofuturo.ai será em todo o Brasil, portanto, se você tem interesse e está fora dessas localidades, entre em contato”, explica Barbosa. 

Se você busca mais informações ou tem interesse nos serviços da neofuturo.ai, clique aqui.