A tecnologia como aliada na evolução da gestão financeira escolar

Entenda como a tecnologia se transformou e o quanto apoia no processo de cobrança de mensalidade dos alunos das escolas privadas

Transcrição do painel da Sponte sobre tecnologia e gestão financeira escolar, via Cristopher Morais, em agosto de 2021, no Grande Encontro da Educação.

É uma enorme satisfação para a Sponte participar, mais uma vez, e patrocinar este Grande Encontro da Educação. Mesmo que não seja possível estarmos juntos, conseguimos sentir pelos comentários do pessoal, no chat, a importância das pautas que estão sendo colocadas aqui e o quanto elas são fundamentais para todos nós. Afinal, estamos discutindo sobre habilidades que precisamos para desenvolver e enfrentar um futuro cada vez mais incerto e desafiador, principalmente na educação, não é?

gestão financeira ecolar

Cristopher Morais, gerente de produto da Sponte

Assisti, ontem, à fala do Cortella, e me chamou a atenção quando ele comentou que a educação viveu bons momentos por volta dos anos 2000 até o início de 2010. Mas, na sequência, começamos a enfrentar alguns desafios. E, para começar a nova década, logo de cara, veio uma pandemia devastadora, mostrando que, mesmo nos mantendo atualizados, mesmo correndo atrás, nos encontramos despreparados. E eu digo isso como sociedade, como um todo. Com essas mudanças, a escola, que era tradicionalmente física, precisou se transformar numa escola online. Todo processo de ensino foi forçado a se adaptar a uma nova realidade.

Apoio nos desafios

Há bastante tempo, a gente vem colocando a tecnologia como alicerce da educação e, assim como era esperado, ela se mostrou muito mais fundamental do que qualquer outro momento para a continuidade desse setor, que é um dos mais importantes para qualquer sociedade. 

Em um dos momentos mais difíceis da história da educação, a tecnologia veio para suportar tudo isso e ajudar. Se formos pontuar todos os desafios que as escolas enfrentaram neste um ano e meio até então, ficaríamos horas e horas falando aqui. 

Para otimizar, eu gostaria de falar especificamente sobre uma dor que existe há muito tempo, mas que foi duramente intensificada neste período: o processo de cobrança de mensalidade dos alunos das escolas privadas.

Esse sempre foi um ponto de atrito na relação entre o gestor escolar e os pais. Para driblar isso, as escolas acabaram adotando discursos e estratégias que não são tão eficazes e que favorecem a inadimplência. 

A desistência dos alunos e o descontrole do fluxo de caixa acabam se sacrificando. Todos nós, do âmbito educacional, sabemos que o boleto bancário é tradicional, não é? Isso porque ele é um meio de cobrança que está instaurado há bastante tempo dentro da cultura das escolas. E uma das grandes características do boleto bancário é a simplicidade: você entrega o carnê para o responsável pelo pagamento e, a partir do momento que essa pessoa tem o boleto na mão, você acredita que ele vai pagar assim que chegar a data de vencimento.

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Mudanças

Mas precisamos pensar um pouco sobre o mundo atual, não só a educação dentro da sala de aula ou as metodologias, vamos pensar como um todo, como sociedade. Como os nossos costumes mudaram? 

Hoje em dia, na academia, por exemplo, o pagamento é feito por cartão de crédito. Normalmente, a pessoa adquire um plano de “x” meses, frequenta a academia pelo período que desejar e esse plano vai sendo renovado, até que o consumidor informe que não deseja mais. 

Quando consideramos os momentos de lazer ou de descanso, o que consumimos? Diante do atual contexto, as plataformas de streaming, como a Netflix, por exemplo, tornaram-se nossas aliadas no que diz respeito ao consumo de entretenimento. 

Então, quando aderimos à Netflix, informamos os dados do cartão de crédito e, mensalmente, o valor da Netflix vai ser debitado desse cartão. Não precisa lembrar de executar nenhum tipo de operação para fazer o pagamento. É assim com música e com outras plataformas que são contratadas hoje em dia.

Isso por quê? Porque, em geral, as pessoas possuem uma rotina desgastante de trabalho, buscar filhos na escola, levar os filhos para outras atividades… Sobra muito pouco tempo para lembrar “daquele carnê”, como é o caso do boleto da escola, que normalmente está guardado dentro de uma gaveta. 

Com isso, o responsável pelo pagamento pode se esquecer de pagar o boleto na data de vencimento e acaba perdendo o desconto. Nas instruções do boleto, geralmente, é dito sobre os juros e multas, então, para evitar isso, a pessoa liga na escola para receber uma segunda via. Às vezes, ainda, esse responsável pelo pagamento recebe uma ligação de cobrança, e isso começa a desgastar o relacionamento com a escola. 

Gestão financeira escolar e o tempo otimizado

Alguns de vocês podem estar pensando: “Ah, Christopher, mas o cartão de crédito não se encaixa na escola, os pais não querem pagar por cartão de crédito por medo de ocupar todo limite do cartão”. Mas, se pensarmos nos modelos de negócio que acabei de citar, fica claro que pagamos pontualmente a academia, as plataformas de streaming, sem precisar lembrar de pagar. Tudo é feito de maneira automática. Só mudará se sinalizarmos o cancelamento do tal serviço. 

Esses pagamentos, que são feitos pelo cartão de crédito e em uma modalidade que não usa o limite do plano anual do cartão, são chamados de pagamento recorrente, parcelamento inteligente, pagamento programado ou pagamento por assinatura

No caso das escolas, por exemplo, a partir de um ambiente seguro, os responsáveis pelo pagamento informam os dados do cartão de crédito uma única vez e, mensalmente, por meio de uma automação, o valor dessas parcelas é cobrado automaticamente no cartão. 

Esse modelo já está disponível para todas as escolas que utilizam o sistema Sponte e, cada vez mais, ele tem sido apontado como a forma de pagamento preferida pelos pais e pela escola, porque ele garante o grande objetivo: reduzir os atritos de cobrança e manter o fluxo de caixa saudável. Dessa forma, o pagamento de mensalidades escolares deixa de ser uma preocupação dos pais, o que ajuda a reduzir o índice de evasão escolar. 

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Facilidade para escola e família

Quando consideramos os cursos, uma atividade extra que a escola oferece, é muito fácil de cancelar a participação do aluno se os pais veem todo o mês aquele boleto para pagar. Agora, se o pagamento está no fluxo de recorrência, as chances já diminuem. Os pais não sentem que estão fazendo aquele pagamento. 

Além disso, as taxas administrativas para pagamento e recebimento do cartão de crédito evoluíram bastante nos últimos anos. Atualmente, elas são muito competitivas se comparadas com as taxas de boletos. 

Outro ponto muito positivo é a automatização do processo de cobrança. Sempre falamos em ganhar tempo dentro da escola, em focar nas atividades de ensinos, mas, se você, que atua com gestão financeira escolar e precisa registrar o boleto no banco, imprimir, enviar uma segunda via, pegar um arquivo no banco para fazer a baixa, conferir os pagamentos etc. 

Com a cobrança recorrente, você não precisa se preocupar com nada disso. Você só precisa solicitar os dados do cartão por meio de um link que é enviado para o responsável pelo pagamento, a fim de que ele cadastre os dados do cartão de crédito. Após isso, é só acompanhar o fluxo de caixa acontecer. 

Transparência

A cobrança é feita de uma forma totalmente transparente, tanto para escola quanto para os pais. Isso tem sido transformador na gestão de muitas escolas. Como queremos ter a tecnologia como apoio dentro da sala de aula, também precisamos observar esses outros processos, que envolvem a gestão escolar como um todo. Tudo isso precisa evoluir! Já há tecnologia para ajudar as escolas nesse quesito. 

Aqui na Sponte, nós trabalhamos há 23 anos com tecnologias, mas a gente se considera, também, uma empresa da área de educação. O nosso propósito é ajudar da melhor forma possível as escolas privadas a terem uma gestão financeira escolar eficiente, para que elas possam estar concentradas em ensinar e engajar os alunos. 

Foi pensando nisso que criamos o Sponte Pay, o nosso serviço de pagamento recorrente. Nós oferecemos a melhor taxa de administração de cartão de crédito do mercado. Automatizamos todo o processo de ponta a ponta. Tudo isso dentro de um único sistema, que integra todas as áreas e setores de sua escola.

Então, se você deseja contar com uma tecnologia de qualidade e quer evoluir a gestão financeira de sua escola, conheça o Sponte, o software de gestão educacional que tem transformado a gestão escolar de mais de 5 mil escolas pelo Brasil. Caso queira, fique à vontade para entrar em contato diretamente comigo.

Contato: cristopher@sponte.com.br 

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