“Até 2014, penávamos para fazer os horários de aula da escola. Demorávamos mais de uma semana para colocá-los em ordem e nunca agradávamos a todos.” A declaração é de Ademilton Pereira de Araújo, diretor de uma pequena escola estadual em Inimutaba (MG), mas a queixa é compartilhada por gestores de escolas públicas e particulares de todo o Brasil. Montar a grade de aula parece ser o calcanhar de aquiles de qualquer instituição de ensino. Todo começo de ano letivo o problema se repete: há inúmeras particularidades a serem atendidas, mas nem sempre podem ser asseguradas.
É o caso do Colégio Meta, em Indaiatuba (SP). Leandro Nascimento, gestor da instituição, relata que tinha muita dificuldade para fazer a grade, pois devia programar aulas em duas unidades do colégio, em três turnos. O cruzamento desses dados era complexo. Para acabar com a dor de cabeça do começo do ano, a escola fechou parceria com o software Urânia, da empresa Geha, a exemplo do que fez o colega da escola estadual mineira. “Acabou o problema de turmas tendo de dividir o mesmo ambiente para ter aulas, e professores se deslocando de uma unidade do colégio para outra desnecessariamente”, ressalta.
De acordo com Guilherme Costa Straube, sócio-diretor da Geha, as escolas poupam um tempo valioso de seus gestores e diretores quando resolvem investir numa solução tecnológica para montar a grade. Ele sabe do que fala. Seu pai foi diretor de escola em Curitiba (PR). Enquanto seus colegas desciam para curtir as férias no litoral paranaense, ele permanecia em casa. “Ficava frustrado, não podia passar minhas férias na praia, pois meu pai ficava de duas semanas a um mês desenhando a grade escolar”, lembra.
Mais tarde, adulto, Straube investiu na ideia de construir um programa que previsse todas as particularidades das grades de aula. Já no começo da década de 1990, sua empresa, pioneira no ramo, vendia os primeiros softwares de gestão de horários de aula. Hoje, atende mais de 7,2 mil instituições de ensino no Brasil.
Quando uma grade é bem executada, é possível minimizar problemas como profissionais insatisfeitos com sua atribuição de aulas. “Muitos professores não entendem por que o diretor não consegue atender a todos os seus pedidos, e em alguns casos começam a achar que estão sendo perseguidos”, analisa.
JANELA INDESEJADA
Além de um possível gatilho de desavenças entre direção e professores, o quadro de horários também é muito custoso para a escola do ponto de vista das janelas de espera – horário em que os educadores ficam na instituição, mas não atuam em sala de aula. “Há muitos casos de professores que trabalham no primeiro horário e acabam tendo de trabalhar também no terceiro horário na mesma instituição; assim, a escola precisa pagar o segundo horário, pois o profissional não poderia se deslocar para outra instituição entre a aula um e a três”, explica Maurício Calazans, da empresa de soluções tecnológicas WPensar.
Observando esses e outros gargalos envolvendo a grade escolar, a WPensar lançou recentemente a solução Grid Class. “Investimos recursos para montar uma equipe de alto nível, composta por engenheiros de software e um doutor em otimização de dados, que constrói algoritmos matemáticos complexos para resolver esse problema de montagem de quadro de horários”, afirma. O programa já conta com a parceria da IBM, Microsoft e o apoio da Fundação Lemann.
Calazans contabiliza a economia de seus clientes após adotar o sistema, já que o programa reduz sobremaneira o número de janelas. “Temos o exemplo de uma escola que, no ano passado, pagou quase R$ 50 mil em janelas de espera – uma escola pequena, com 20 turmas. Após usar o Grid Class, esse prejuízo caiu para uns R$ 4 mil.”
O Grid Class não roda só em PCs, mas também em tablets e smartphones. “O gestor da escola tem uma senha e acessa o programa de qualquer computador”, explica. Dessa forma, é possível rapidamente registrar uma alteração, como a falta de um professor, de qualquer lugar, garantindo a agilidade de informações.
PREENCHIMENTO DOS DADOS
Tempo é dinheiro. Não por acaso, há 45 anos, os austríacos observavam que as escolas perdiam muito tempo e dinheirocom a tarefa da montagem de quadro de aulas. Por isso, inventaram um dos primeiros sistemas capazes de analisar a questão. Trata-se do software Untis, desenvolvido pela empresa austríaca Gruber & Petters e, há mais de seis, distribuída e gerenciada no Brasil pela empresa de soluções tecnológicas Prima.
Walter Saliba, diretor da Prima, explica que, para construir o quadro de aula, o gestor da escola precisa abastecer o sistema com as seguintes informações: grade curricular da escola (quantidade de aulas por disciplina para cada turma), particularidades da instituição (exemplo: limitações para a quantidade de aulas por disciplina num mesmo dia) e preferências da escola e dos professores (exemplos: minimização de janelas por turmas, horários disponíveis preferidos).
Wagner Macedo, gerente de TI do Colégio Rio Branco e das Faculdades Integradas Rio Branco, em São Paulo, e usuário do sistema desde 2010, ressalta que o controle acadêmico e a folha de pagamentos também são facilitados com a solução. “Com o Untis, temos uma visão clara da divisão de aulas. Na faculdade, onde os professores lecionam em mais de um curso sob coordenações diferentes, temos consistência e total controle dos horários”, afirma.
Mas nem sempre a combinação do programa é perfeita. Como alerta Saliba, da Prima, “a montagem do quadro de horários é um problema combinatório que, dependendo das informações providas, pode não ter solução ou ter infinitas soluções”. Quando não é possível montar um quadro de horários, o Untis aponta alternativas como, por exemplo, negociar com um professor para aumentar sua disponibilidade. Mas a primazia da escolha sempre é do gestor da escola; o software apenas indica um possível caminho a seguir.