O número de estudantes formados por ano na graduação triplicou em dez anos, segundo dados do Censo da Educação Superior de 2010, que também registrou aumento de 121% no número de matrículas. Essa expansão trouxe às instituições de ensino superior um novo desafio: o de gerenciar a infinidade de documentos acadêmicos, como históricos escolares, diplomas, monografias, provas e outros registros educacionais, produzidos semestralmente.
Entre os problemas encontrados pelas instituições para administrar toneladas de papel, uma dúvida: por quanto tempo e o que realmente é preciso manter arquivado? O Ministério da Educação apenas orienta que a documentação acadêmica fique arquivada por tempo indeterminado. “Não há nenhuma normativa específica com essa obrigação, mas ela é decorrente da própria obrigação da instituição pela atividade educacional que desempenha”, informa a assessoria de imprensa do órgão.
O problema é que o volume de documentos a ser arquivado, com o passar dos anos, se torna bastante expressivo e, mais cedo ou mais tarde, acaba exigindo investimentos financeiros e físicos das instituições de ensino superior, seja na manutenção de espaço e equipe para gerenciar a papelada, seja optando pela contratação de um serviço especializado para o adequado armazenamento.
Devido lugar
Na falta de uma determinação do MEC quanto à forma ou o tempo específico de arquivamento dos documentos acadêmicos, a Universidade de São Paulo (USP) estabeleceu suas regras e segue uma resolução própria. Desde 1985 a instituição acumula cerca de 41 mil dissertações de mestrado e 63 mil teses de doutorado, mantidas tanto no formato físico quanto digital, e a cada ano esse número é acrescido de mais de 3.200 dissertações e 2.200 teses.
No caso das teses e dissertações, as bibliotecas da USP, desde 1995, são as responsáveis legais pelo armazenamento desse material. Na USP, cada biblioteca possui uma política específica de armazenamento. O material físico é guardado, na maioria dos casos, em estantes nas próprias bibliotecas e fica disponível para consulta ou empréstimo, dependendo da política de cada unidade. Já as teses e dissertações defendidas a partir de 2007 ficam obrigatoriamente depositadas na Biblioteca
Digital de Teses e Dissertações.
Já a Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) optou pela criação de uma infraestrutura que integrasse todas as bibliotecas e setores que lidam com documentação acadêmica. O sistema está estruturado em Arquivo Central; Protocolos e Arquivos Setoriais; Comissões Setoriais de Protocolos e Arquivo e Conselho Consultivo. De maneira geral, os Arquivos Setoriais da Unicamp guardam os documentos por um período determinado por normas próprias de temporalidade e destinação, e encaminham para preservação documentos de longo prazo de guarda ou permanentes. Todo o material é organizado fisicamente no Arquivo Central, que conta com um prédio de 1.000 m2, já com previsão de ampliação em mais 2.000 m2.
Sob controle
A notícia boa é que as instituições de ensino não são as primeiras nem as únicas a ter de enfrentar a administração da papelada, por isso existem empresas especializadas na gestão de documentos, o que pode ser uma boa opção para que nada se perca.
“A gestão da informação, ou de documentos, é essencial para instituições de qualquer porte e isso, muitas vezes, é o diferencial para crescer ou se manter líder”, comenta Marcos Rigaccio, gerente de pré-vendas de soluções da Tecnoset, empresa que atua na gestão documental. Ele lembra que a falta ou um gerenciamento inadequado dos documentos acadêmicos pode se tornar uma dor de cabeça para a instituição.
Um dos erros mais comuns, segundo o especialista da Tecnoset, está no fato de o administrador tentar se livrar da gestão dos documentos. “Isso, em alguns casos, acaba acontecendo da forma mais radical possível, digitalizando e descartando todo o material para ganhar espaço”, alerta.
Antônio Augusto Maciel, presidente da Campello Inovação e Tecnologia, empresa com 28 anos de experiência no segmento, concorda que o gerenciamento apropriado dos documentos resulta em ganho de produtividade e agilidade nos processos, como no período de matrículas em que há um grande volume de documentos que precisam ser gerenciados, como histórico escolar, comprovantes de residência e taxas. “Tudo isso pode ser digitalizado, sendo possível, por meio de uma plataforma apropriada, iniciar um fluxo de trabalho automático com emissão de boleto, carteira da universidade e tudo mais”, explica Maciel.
Uma ferramenta de digitalização de documentos pode facilitar o fluxo de informações e aumentar a produtividade. A recomendação, porém, não é simplesmente colocar tudo no universo virtual. Segundo Maciel, é preciso, antes de qualquer coisa, pensar em como será construído o modelo de gestão dessas informações. “Isso significa saber transformar os  documentos existentes e disponibilizá-los em uma plataforma na qual você consiga acessá-los de maneira prática e fácil”, assevera Maciel. Ele recomenda iniciar com o mapeamento dos processos para entender o que de fato é necessário acessar eletronicamente, e isso depende muito da dinâmica de cada instituição
Certificação
Outra opção para quem precisa digitalizar, mas não quer manter toda a documentação em papel, é fazer a certificação digital. “A legislação evoluiu bastante nessa área. Existem órgãos como cartórios que fazem a validação dos documentos eletrônicos e certificam que eles são legítimos. Para aquilo que a legislação exige manter em arquivo, a certificação eletrônica é um caminho.” Maciel lembra ainda que há empresas especializadas na guarda de documentos, opção para quem não quer se desfazer da papelada.
A digitalização também permite que as empresas façam o uso de portais, endereços eletrônicos onde é possível acessar, a qualquer hora ou lugar, documentos de alunos, funcionários e professores. A principal vantagem de tudo isso está na acessibilidade da informação, proporcionando uma tomada de decisão muito mais rápida. “Fazer a informação chegar mais rápido nas pontas significa que a instituição de ensino está em vantagem competitiva muito maior em relação às outras que não contam com tais recursos”, diz o presidente da Campello Inovação e Tecnologia.

Passo a passo

Com a perspectiva de o volume de informações registradas em papel ainda estar longe do fim, o gerenciamento físico da documentação precisa ser pensado de modo estruturado. Entre as soluções de organização, Adalberto Pinto, gerente de vendas do GrupoStore, recomenda que os documentos sejam colocados em caixas apropriadas para o armazenamento e manuseio, indexados e gerenciados por pessoas autorizadas, a partir de um sistema web. Eletronicamente, a empresa recomenda a digitalização em scanners apropriados, indexados e gravados em uma base de informação gerenciada a partir de um software específico. “Todas informações podem ser gravadas em mídias magnéticas ou ópticas e armazenadas em salas-cofres com ambiente climatizado que proporcionam, além da segurança, uma sobrevida ao material”, detalha Pinto. O GrupoStore atua há 20 anos no mercado de gerenciamento de informações, atendendo centros de ensino e pesquisa do país, como Fapesp, Insper e FGV..

Estrutura específica no campus

Para manter todo o material organizado, a Unicamp criou uma estrutura física para a preservação dos documentos. O Arquivo Central conta com um prédio de 1.000 m2, que deve ser ampliado, até 2012, em mais 2.000 m2. Tal ampliação se apresentou necessária por conta do grande volume de material a ser arquivado e gerenciado. Segundo a Unicamp, cerca de 540 mil provas são produzidas por ano, além de duas mil teses e dissertações. “Esse é o número de provas considerando apenas alunos de graduação e não os alunos de pós e dos colégios que a Unicamp mantém”, conta Neire do Rossio Martins, coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp, órgão subordinado à reitoria da universidade. O Arquivo Central da Unicamp recebe, de forma contínua, documentos acadêmicos que compreendem normas e regimentos; catálogos de cursos; processos de criação de cursos, disciplinas e unidades; documentos de alunos (prontuários, boletins, frequência e histórico escolar); de professores (relatórios de pesquisa, memoriais e projetos de pesquisa) e outros papéis administrativos. A ligação entre todos os protocolos e os arquivos central e setorial se dá por meio de um sistema eletrônico instalado em 1993, com cerca de 600 usuários, que o utilizam para registrar documentos, verificar trâmites, transferências entre arquivos, avaliação e arquivamento. Já os documentos produzidos pelos alunos, como monografias, trabalhos de conclusão de cursos, teses e dissertações, são conservados nas bibliotecas setoriais. “Boletins e históricos escolares têm guarda permanente, ou seja, periodicamente são encaminhados para preservação no Arquivo Central”, informa Neire.